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Kundenbezogene Sorgfaltspflichten

Die Auslegungs- und Anwendungshinweise 2018 der BaFin zum neuen Geldwäschegesetz wurden veröffentlicht.

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten

 Kundenbezogene Sorgfaltspflichten

Die allgemeinen kundenbezogenen Sorgfaltspflichten ergeben sich aus den Nummern 1 bis 5 des § 10 Abs. 1 GwG. Sie umfassen im Einzelnen:

  • Identifizierung des Vertragspartners einschließlich Erfassung der Vertretungsbe-rechtigten bei jur. Personen/Personenmehrheiten
  • Identifizierung der ggf. für den Vertragspartner auftretenden Person und Prüfung ihrer Berechtigung hierzu
  • Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten (sowie der Eigentums- und Kontroll-struktur, falls Vertragspartner keine natürliche Person ist)
  • Abklärung Geschäftszweck (soweit nicht offensichtlich)
  • Abklärung PEP-Status von Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigtem
  • Überwachungspflicht hinsichtlich Geschäftsbeziehung einschließlich Transaktionen sowie in diesem Rahmen Aktualisierungspflicht

 

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Identifizierung des Vertragspartners und der für ihn auftretenden Person, § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG

Der Vertragspartner und die ggf. für ihn auftretende Person sind zu identifizieren. Identifizieren (§ 1 Abs. 3 GWG) umfasst zum einen die Feststellung der Identität durch Erheben der Angaben (z.B. durch Erfragen) und zum anderen die Überprüfung der Identität (insbes. auf der Basis bestimmter Dokumente).

Der Vertragspartner des Verpflichteten hat die zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 12 Abs. 1 und 2 GwG notwendigen Unterlagen und Informationen gemäß § 11 Abs. 6 GwG zur Verfügung zu stellen. Dies ändert jedoch nichts an der Verantwortlichkeit des Verpflichteten hinsichtlich der Erfüllung der Kundensorgfaltspflichten. Weigert sich der Vertragspartner, Unterlagen etc. zur Verfügung zu stellen, hat der Verpflichtete die gewünschte Geschäftsbeziehung oder Transaktion abzulehnen (§ 10 Abs. 9 GwG).

Gemäß § 11 Abs. 1 GwG hat die Identifizierung des Vertragspartners und etwaiger auftretender Personen grundsätzlich vor Begründung einer Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung einer Transaktion zu erfolgen. Allerdings kann die Identifizierung auch noch während der Begründung der Geschäftsbeziehung abgeschlossen werden, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Risiko der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (vgl. § 14 GwG) besteht.

Eine Ausnahme von der Identifizierungspflicht besteht gemäß § 11 Abs. 3 GwG in den Fällen, in denen der Verpflichtete die zu identifizierende Person bereits bei früherer Gelegenheit im Rahmen der Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten identifiziert und die dabei erhobenen Angaben aufgezeichnet hat. Eine (erneute) Identifizierung ist nur dann erforderlich, wenn der Verpflichtete aufgrund der äußeren Umstände Zweifel hegen muss, ob die bei der früheren Identifizierung erhobenen Angaben auch weiterhin zutreffend sind (siehe im Einzelnen… 11.4 ….).

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Vertragspartner

Unter einem Vertragspartner ist jede natürliche/juristische Person zu verstehen, mit der eine Geschäftsbeziehung eingegangen wird. Vertragspartner ist auch eine Person, mit der außerhalb einer Geschäftsbeziehung eine Transaktion durchgeführt wird (Gelegenheits-transaktion, s. dazu oben unter…). Maßgeblich ist die schuldrechtliche Vertragsbeziehung, die der Geschäftsverbindung bzw. Gelegenheitstransaktion zu Grunde liegt.

Beispiele (Vertragspartner gegeben):

  • Vertragspartei des Giro-/Depot-/Kontovertrags
  • Auftraggeber bei Akkreditiv
  • Auftraggeber bei Avalkredit (Kunde des Avalkredits)
  • Bürge im Rahmen eines Bürgschaftsvertrages

 

Beispiele (Vertragspartner nicht gegeben):

  • Empfänger (Begünstigter) einer Überweisung
  • Akkreditgeschäft/Avalkredit: Begünstigter
  • Zahlung eines Kreditinstitutes zur Ablösung einer vorrangigen Sicherheit (Zahlung geht von Institut aus, zugrundeliegendes Rechtsverhältnis ist kein Vertrag mit einem Drittem)
  • Verfügungsberechtigte (solange nicht selbst Vertragspartner)
Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Auftretende Person

Bei einer für den Vertragspartner auftretenden Person handelt es sich um diejenige Person, die vorgibt, im Namen des Vertragspartners zu handeln. Erfasst werden damit sowohl die in rechtsgeschäftlicher Vertretung handelnden Personen (z.B. bevollmächtigter Stellvertreter) als auch Boten.

Als identifizierungspflichtige auftretende Personen sind anzusehen:

  • Rechtsgeschäftliche Vertreter im Falle der Begründung einer Geschäftsbeziehung für den Vertretenen (dies gilt auch für Organe, die für jur. Personen auftreten; Identifizierungspflicht gemäß § 10 Abs. 3 Nr. 1 GwG i.V.m. § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG)
  • Boten und rechtsgeschäftliche Vertreter, die außerhalb von bestehenden Geschäfts-beziehungen auftreten (Identifizierungspflicht gemäß § 10 Abs. 3 Nr. 2 GwG i. V. m. § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG). Dies betrifft insbesondere folgende Geschäftsvorfälle:

o Kontoungebundene Zahlungsaufträge ab € 1.000, bei denen der Veranlasser der Zahlung für einen Dritten agiert.

o Boten/Bevollmächtigte, die sonstige schwellenbetragsbezogene Einzeltrans-aktionen durchführen (z. B. Kauf von Edelmetallen).

Keine Identifizierungspflicht nach dem GwG besteht dagegen bei Vertretern und Boten, die für einen Kunden auf dessen Konto beim kontoführenden Verpflichteten Geld bar einzahlen (regelmäßige Einzahler, Personen mit einer für eine bestimmte Verfügung innerhalb einer Kontobeziehung erteilten Vollmacht, Mitarbeiter von Unternehmenskunden, die vom Kunden als Boten benannt wurden), weil es sich in diesen Fällen um eine Transaktion innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung handelt. In diesen Fällen ist die Vollmacht/Beauftragung (Berechtigung) zu prüfen. Der Berechtigungsnachweis erfordert keine höheren Anforderungen wie bei einer Einzahlung an einem Geldautomaten durch den Kunden (s. dazu auch unter 5.1.5).

 

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Identifizierung natürlicher Personen, §§ 11 Abs. 4 Nr. 1, 12 Abs. 1, 13 GwG

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Erhebung der Angaben

Für die Identifizierung natürlicher Personen sind die Angaben gemäß § 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG regelmäßig durch Erfragung bei der betreffenden Person bzw. Übernahme aus von diesem vorgelegten Legitimationspapier zu erheben.

Die Art der Erfassung ist freigestellt: möglich ist eine Niederschrift, die Eingabe in EDV-Systeme oder die Erstellung einer Kopie von vorgelegten Dokumenten, die die Angaben enthalten.

Gemäß § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG hat stets eine Kopie der vorgelegten Legitimationsdokumente bzw. deren vollständige optische digitale Erfassung zu erfolgen (siehe im Einzelnen dazu unten unter …).

Bei Namensabweichungen zwischen vorgelegten Personenstands- und Ausweisdokument ist der im Personenstandsdokument vermerkte Name maßgeblich.

Außerdem sind Art, Nummer und ausstellende Behörde eines vom Vertragspartner im Rahmen der Durchführung der Kundensorgfaltspflichten vorgelegten Legitimationsdokuments zu erheben, um die Dokumentationspflicht gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 GwG (siehe dazu im Folgenden unter …) zu erfüllen.

Damit sind insgesamt folgende Angaben zu erheben:

  • Name (Familienname und sämtliche Vornamen, soweit diese in amtlichen Dokumenten enthalten sind)
  • Geburtsort
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit (bei doppelter Staatsangehörigkeit beide)
  • Wohnanschrift (bzw. im Ausnahmefall die postalische Anschrift, vgl. § 11 Abs. 4 Nr. 1 e) GwG) sowie
  • Art, Nummer und ausstellende Behörde eines vorgelegten Legitimationsdokuments

Anschriften müssen grundsätzlich Wohnsitzanschriften und dürfen grundsätzlich keine Postfach- oder c/o Adressen sein. Eine Ausnahme gilt nach § 11 Abs. 4 Nr. 1 e) GwG in Bezug auf natürliche Personen ohne festen Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union, deren Identität im Rahmen des Abschlusses eines Basiskontovertrags im Sinne von § 38 des Zahlungskontengesetzes (ZKG) überprüft wird: insofern ist auf die postalische Anschrift, unter der der Vertragspartner sowie die gegenüber dem Verpflichteten auftretende Person erreichbar ist, abzustellen.

Bei einem Einzelkaufmann kann statt der Privatanschrift auch die Geschäftsanschrift erfasst werden.

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Überprüfung der Identität

Die Identität einer natürlichen Person ist zu überprüfen. Anhand welcher Legitimations-nachweise die Überprüfung der Identität vorgenommen werden darf, legt § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1-5 GwG fest.

  • 13 GwG gibt die Verfahren vor, die hierzu eingesetzt werden dürfen. Neben der angemessenen Überprüfung bestimmter vor Ort vorgelegter Legitimationsdokumente gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 GwG i.V.m. § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 5 GwG kann eine Überprüfung auch mittels eines sonstigen geeigneten Verfahrens erfolgen, dessen Sicherheitsniveau der Dokumentenvorlage vor Ort gleichwertig ist, § 13 Abs. 1 Nr. 2 GwG.

 

Zu diesen letztgenannten gleichwertigen Verfahren gehört die Verwendung eines in § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GwG erwähnten elektronischen Identitätsnachweises, die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GwG sowie eines in § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GwG genannten notifizierten elektronischen Identifizierungssystems. Darüber hinaus können weitere sonstige geeignete Verfahren gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 2 GwG ausschließlich durch Rechtsverordnung gemäß § 13 Abs. 2 Nr. 2 GwG zugelassen werden.

Das BaFin-Rundschreiben 3/2017 (GW) vom 10.04.2017 für die technischen und sonstigen Anforderungen an das Videoidentifizierungsverfahren gilt weiterhin.

Damit stehen im Einzelnen folgende Möglichkeiten zur Überprüfung der Identität von natürlichen Personen zur Verfügung:

a) Vor-Ort Prüfung eines qualifizierten Legitimationsdokuments, § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG

Folgende Dokumente können herangezogen werden:

o Gültige amtliche Lichtbildausweise, die den Anforderungen des Passgesetzes entsprechen, also Pass, Personalausweis oder Pass-/Ausweisersatz

o Weitere geeignete Dokumente entsprechend der Gesetzesbegründung zu § 4 Abs. 4 Nr. 1 GwG a.F. (von Ausländerbehörden ausgestellte Ausweis-ersatz-Papiere und bestimmte ausländische Ausweispapiere), siehe BT-Drs. 16/9038, S. 37 ff. Für Nichtdeutsche sind dies u.a. folgende amtliche Aus-weise:

– Anerkannte Pässe oder Passersatzpapiere nach dem Freizügigkeitsgesetz oder dem Aufenthaltsgesetz

– Allgemein nach der Aufenthaltsverordnung zugelassene Pässe oder Passersatzpapiere

– Als Ausweisersatz erteilte Bescheinigungen über einen Aufenthaltstitel

– Aufenthaltsgestattungen nach dem Asylverfahrensgesetz

– Reiseausweise für Ausländer, Flüchtlinge, Staatenlose und Notreiseausweise nach der Aufenthaltsverordnung

b) Vor-Ort Prüfung eines Legitimationsdokuments gemäß § 1 der Zahlungs-konto-IdentitätsprüfungsVO, § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 GwG

Zum Abschluss eines Zahlungskontovertrages können ferner auch folgende Dokumente herangezogen werden:

o Bei einer Person, die das 16. Lebensjahr nicht vollendet hat und nicht selbst im Besitz eines Dokuments nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG ist, die Geburtsurkunde in Verbindung mit der Überprüfung der Identität des gesetzlichen Vertreters anhand eines Dokuments nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG

o Bei einem Betreuten die Bestellungsurkunde des Betreuers nach § 290 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtspraxis (FGG) in Verbindung mit der Überprüfung der Identität des Betreuers anhand eines Dokuments oder Nachweises nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 – 4 GwG.

Nur zum Abschluss eines Basiskontovertrages im Sinne der §§ 31, 38 ZKG können ergänzend auch folgende Dokumente herangezogen werden:

o Bei einem Ausländer, der nicht im Besitz eines der in § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG genannten Dokumente ist, eine Bescheinigung über die Aussetzung der Abschiebung nach § 60a Abs. 4 des Aufenthaltsgesetzes gemäß Anlage D2b in Verbindung mit Anlage D2a der Aufenthaltsverordnung,

o Bei einem Asylsuchenden, der nicht im Besitz eines der in § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG genannten Dokumente ist, ein Ankunftsnachweis nach § 63a des Asylgesetzes.

Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass ungeachtet der Formulierung des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 GwG bzw. des fehlenden Verweises auf Abs. 2 des § 1 der Zahlungskonto-Identitätsprüfungsverordnung Duldungen und Ankunftsnachweise als Identifikationsdokumente für die Eröffnung von Basiskonten herangezogen werden dürfen.

c) Elektronischer Identitätsnachweis gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 GwG

Eine Identitätsüberprüfung kann ferner anhand eines elektronischen Identitätsnachweises gemäß § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes erfolgen

d) Qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GwG

Im Fall der Identitätsüberprüfung anhand einer in § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 GwG genannten qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektro-nische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73) hat der Verpflichtete eine Validierung der qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 32 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 vorzunehmen.

Er hat zudem sicherzustellen, dass eine Transaktion unmittelbar von einem Zahlungskonto im Sinne des § 1 Abs. 3 ZKG erfolgt, das auf den Namen des Vertragspartners lautet und bei einem Verpflichteten nach § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 oder Nr. 3 GwG oder bei einem Kreditinstitut, das in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder einem Drittstaat ansässig ist, in dem das Kreditinstitut Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten unterliegt, die den in der Richtlinie (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (im Folgenden: Vierte Geldwäscherichtlinie) festgelegten Sorgfalts- und Aufbewahrungspflichten entsprechen und deren Einhaltung in einer mit Kapitel IV Abschnitt 2 der Vierten Geldwäscherichtlinie im Einklang stehenden Weise beaufsichtigt wird („Referenzüberweisung“)

e) Notifiziertes elektronisches Identifizierungssystem gemäß § 12 Abs. 1 Nr. 4 GwG

Zur Überprüfung der Identität kann auch ein notifiziertes elektronisches Identifizierungssystem nach der sog. eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (Art. 8 Abs. 2 c) i.V.m. Art. 9 der VO (EU) Nr. 910/2014) genutzt werden.

f) Videoidentifizierungsverfahren

Verpflichtete unter der Aufsicht der BaFin dürfen zur Überprüfung der Identität einer natürlichen Person auch das sog. Videoidentifizierungsverfahren einsetzen. Die diesbezüglichen Anforderungen ergeben sich aus dem BaFin-Rundschreiben 3/2017 (GW) vom 10.04.2017, auf welches verwiesen wird.

g) Sonstige durch Rechtsverordnung bestimmte geeignete Verfahren gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 2 GwG.

Bis zur Veröffentlichung dieser Auslegungs- und Anwendungshinweise ist keine entsprechende Rechtsverordnung ergangen.

Eine angemessene Prüfung der vorgenannten Legitimationsdokumente und Nachweise richtet sich jeweils nach den im Einzelfall bestehenden Risiken in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und setzt insbesondere nicht regelmäßig ein Überprüfungs-niveau voraus, wie es etwa beim Eintritt in die Europäische Union erforderlich ist. Dies gilt auch im Hinblick darauf, dass einige dieser Dokumente und Nachweise nicht alle in § 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG genannten Angaben enthalten. Gleichwohl schließt dieser Umstand die Eignung des Dokuments oder Nachweises zur Überprüfung der Identität der zu identifizierenden natürlichen Person nicht aus (so noch ausdrücklich § 4 Abs. 4 Satz 1 GwG aF). Inwieweit eine Überprüfung der Identität einer natürlichen Person eine Überprüfung einer nicht im Dokument enthaltenen Angabe auf anderem Wege erfordert, ist einzelfallabhängig.

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten –  Identifizierung juristischer Personen und Personengesellschaften, §§ 11 Abs. 4 Nr. 2, 12 Abs. 2 GwG

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Erhebung der Angaben

Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften sind folgende Angaben zu erheben:

  • Firma/Name/Bezeichnung
  • Rechtsform
  • Registernummer (soweit vorhanden)
  • Anschrift des physischen Sitzes oder der Hauptniederlassung
  • Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans/gesetzliche Vertreter; soweit eine juristische Person Mitglied des Vertretungsorgans oder gesetzlicher Vertreter ist, deren Angaben in Bezug auf Firma, Rechtsform, Registernummer und Sitzanschrift

 

Die Art und Weise der Erhebung ist grundsätzlich freigestellt, möglich sind daher insbesondere die Erstellung von Kopien der Registerunterlagen, eine elektronische oder schriftliche Erhebung. Die Besonderheit zur Identifizierung von auftretenden Personen bleiben davon unberührt (siehe oben 5.1.2).

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Überprüfung der Identität

Für die Überprüfung der Identität gilt § 12 Abs. 2 GwG sowohl für juristische Personen als auch für Personengesellschaften.

Bei diesen ist nach § 12 Abs. 2 GwG die Vorlage eines Auszugs aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder einem gleichwertigen amtlichen Register oder Verzeichnis (z.B. Gewerberegister), von Gründungs- oder gleichwertigen beweiskräftigen Dokumenten bzw. die dokumentierte eigene Einsichtnahme in die entsprechenden Register- oder Verzeichnisdaten erforderlich.

Die Dokumentation einer eigenen Einsichtnahme kann z.B. durch einen mit einem eigenen Bestätigungsvermerk versehenen Ausdruck des entsprechenden Auszugs erfolgen.

Bei ausländischen Registern ist vorab deren Gleichwertigkeit in Bezug auf deutsche Register zu überprüfen.

Sofern zur Überprüfung auf ein (gleichwertiges) amtliches Register oder Verzeichnis zurückgegriffen werden kann, ist die Vorlage privatrechtlicher Dokumente nicht ausreichend (Stufenverhältnis).

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Berechtigungsprüfung bezüglich auftretender Personen, § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG

Hinsichtlich der für den Vertragspartner auftretenden Person ist zusätzlich seine Berechtigung hierzu zu überprüfen. Das Gesetz macht insoweit keine festgelegten Vorgaben.

Im Falle von Auszahlungen von bei Kreditinstituten geführten Konten wird die Pflicht zur Prüfung, ob die für den Vertragspartner auftretende Person hierzu berechtigt ist, bereits durch die zivilrechtliche Berechtigungsprüfung erfüllt, da Auszahlungen ohne entsprechen-de Verfügungsbefugnis nicht mit befreiender Wirkung erfolgen.

Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten, § 10 Abs. 1 Nr. 2 2. HS i.V.m. § 11 Abs. 5 GwG

Ein ggf. vorhandener wirtschaftlich Berechtigter ist ebenfalls zu identifizieren, allerdings wird an die Überprüfung der erhobenen Angaben ein risikoangemessener Maßstab angelegt. Im Einzelnen wird hierzu auf die Ausführungen zum wirtschaftlich Berechtigten verwiesen (siehe …).

 Kundenbezogene Sorgfaltspflichten – Erleichterungen im Rahmen der Identifizierungspflicht

In folgenden, abschließenden Fallkonstellationen kann  abgesehen von den bereits nach der Zahlungskonto-IdentitätsprüfungsVO geltenden Sonderregelungen – ausnahmsweise von den gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die heranzuziehenden Dokumente abgewichen werden:

  • Abgelaufene Ausweispapiere: können risikobasiert bei älteren bzw. in ihrer Beweglichkeit eingeschränkten Kunden herangezogen werden
  • Bei Änderung des Familiennamens kann eine Personenstandsurkunde ausreichen.
Compliance & Geldwäschebeauftragter – Kundenbezogene Sorgfaltspflichten

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Depot A Management und Asset Management – Kundenbezogene Sorgfaltspflichten

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